ข้ามไปที่เนื้อหาหลัก

5 ข้อควรระวังในการทำงานกับ microsoft excel

บางครั้งการ process ข้อมูลใน microsoft excel ก็สะดวกดี

แต่มีข้อควรระวังเล็กๆน้อยๆ ซึ่งอาจทำให้ข้อมูลผิดพลาดได้

ยิ่งทำกับข้อมูลจำนวนมหาศาลแล้ว โอกาสผิดพลาดก็จะเยอะตามไปด้วย

1) Copy And Paste Formula Cell / drag Formula Cell / double click to autoFill the Formula Cell

ในการ copy and paste cell ที่ใส่สูตรไว้ 
หรือ ลากเซลล์ที่ใส่สูตรไว้ไป fill ใส่เซลล์อื่น 
หรือ double click เพื่อให้ excel มัน auto fill formula ลงมาด้านล่าง 


ต้องระวังนิสนึง 

เพราะ excel มันจะฉลาด(เกินไป) shift แถวให้เอง

เช่น

ตัวอย่าง1 : auto shift cell ตอน paste 

copy จาก cell ที่ใส่สูตรไว้ =A2*5

ต้องการ copy ไปอีกเซลล์หนึ่งโดยอ้าง A2 เหมือนเดิม




แต่พอ paste แม่ม ฉลาด เปลี่ยนเป็น B2 ให้


จะเกิดเมื่อลากเซลล์ไปด้วย เช่น ลากจาก F2 ไป G2 ข้อมูลที่ excel ใส่ให้ในเซลล์ G2 จะเป็นเหมือน copy/paste นั่นคือ เซลล์จะ shift ไป

หรือแม้กระทั่ง double click เพื่อ fill ข้อมูลตามแนวดิ่งก็เหมือนกัน

ตัวอย่าง2 : auto shift cell ตอน paste

copy



paste



เซลล์แม่ม shift ไปหมดทั้ง cell ที่ใช้ lookup และ lookup table เลย

วิธีแก้อาจจะต้อง Fix ทั้ง row และ column

โดยใช้ $ แบบนี้

ตัวอย่าง1

copy

paste

ไม่ shift แบ้วแจ้


ตัวอย่าง2

copy


paste



ไม่ shift แบ้วแจ้

2) Paste Values

การ copy cell ที่ใส่ formula ไว้ ข้าม sheet หรือ ข้าม workbook, paste values ปลอดภัยกว่า

ตัวอย่าง

C2 ใส่ formula =A2

copy cell นี้ไป ใส่ sheet ใหม่ หรือ ข้าม workbook

paste ใน cell อื่น


กรณีนี้ ยังปลอดภัยที่มันออกมาเป็น =#REF! เพราะ เราสามารถเห็นได้ทันทีว่าแม่มผิด

แต่มันจะมีบางเคส ที่ก๊อปไปลง sheet ที่แม่มใส่ excel add-in เช่น Microsoft Dynamics Ax Excel Add-in

แม่มจะไม่โชว์เป็น =#REF! แต่มันจะโชว์เป็น 0.00 หรืออย่างอื่น ทำให้ยากที่จะรู้ว่าผิด

ดังนั้น ทางที่ปลอดภัยกว่า คือ paste values น้ะจ้ะ


3) Merge 2 table, use vlookup


merge ข้อมูล 2 tables ใช้ vlookup จะปลอดภัยกว่า

บางทีเราต้องการ merge ข้อมูลจาก 2 table อย่างเช่นตามตัวอย่าง ต้องการ merge table ล่างเข้ามา table บน

ซึ่งบางทีเราอาจจะคิดว่า 2 table มีการเรียงของ column A ที่เหมือนกัน
การ copy แต่ column C มาแปะ โต้งๆ เลย จะทำให้ข้อมูลผิดพลาดได้


ที่ปลอดภัยคือ ใช้ VLOOKUP ตามรูป



4) Number Stored As Text Cell v.s. General Cell vlookup

บางครั้งเราต้องการ lookup 2 table, 

table แรกคีย์มันเป็น number stored as text (สังเกตจาก สามเหลี่ยมสีเขียว ตรงมุมซ้ายบน ) 

แต่ table สอง จะไป lookup มันเป็น general cell ( format > General : ไม่มีสามเหลี่ยมเขียว )



ถ้า vlookup ไปโต้งๆ จะไม่เจอ 

ถึงแม้ว่า มันจะเป็นค่าเดียวกันก็ตาม ตามรูปล่าง


vlookup ที่หาเจอมันจะต้องเป็นแบบเดียวกันนะครับ

จะ number stored as text ก็ต้อง number stored as text เหมือนกัน

หรือ ถ้าเป็น number ก็ number เหมือนกัน

ดังนั้นวิธีแก้ไขมีสองวิธีครับ

วิธีแก้ไข 

วิธีแรก : เปลี่ยน number stored as text เป็น number

คลิกตรง ไอคอน เครื่องหมายตกใจเหลืองๆ ที่โผล่มาตอนเราเลือกเซลล์ แล้วเลือก Convert to Number


วิธีที่สอง : เปลี่ยน general cell เป็น number stored as text

โดยการใส่ ' เข้าไปข้างหน้า 11111 จะกลายเป็น '111111 ตามรูปครับ


หลังจากทำแล้ว vlookup ก็จะหาเจอแล้วครัช

5) Count will skip blank cell

บางทีเราจะเคยแอบไปดู count ด้านล่างซึ่งเข้าใจว่ามันจะ count cell ที่ ไฮไลท์ทั้งหมดนะครับ


ปรากฎว่า มันไม่รวม blank cell ครัช

ตามรูปล่าง


ถ้าเลือกสองแถว ก็ count ทั้งสองแถว แต่ไม่รวม blank cell อยู่ดีครับ


วิธี count ที่ดีกว่า คือสร้าง pivot table ครัช




ความคิดเห็น

โพสต์ยอดนิยมจากบล็อกนี้

เทคนิคคิดเลขเร็วโดยใช้ วิธีคิด แบบ เวทคณิต ( Vedic Mathematics example )

จากที่สงสัยเรื่อง ลูกคิด ของ จินตคณิต ที่ลองไปค้นดู
ปรากฎว่า เจอ เวทคณิต ซึ่งเขาบอกว่า อยู่ในคัมภีร์พระเวท

ลองอ่านดูแล้ว รู้สึกว่าฝึกสมอง ก็ทำให้คิดเลขเร็วดี
เลยสรุปมาให้ ตามนี้

Tutorial 1

การลบเลข
ALL FROM 9 AND THE LAST FROM 10
ทุกตัวลบจาก 9 และตัวสุดท้ายลบจาก 10

เช่น 1000 - 357 = 643
10,000 - 1,049 = 8951

ถ้า 1,000 - 83 ให้มองว่ามี 0 อยู่ข้างหน้า
เป็น
1,000 - 083 = 917

ฝึกบ่อยๆ ก็คล่อง แล้วก็ไม่ต้องใช้เครื่องคิดเลขด้วย
ลองทำดูสิ
1) 1000 - 777 =
2) 1000 - 283 =
3) 1000 - 505 =
4) 10,000 - 2345 =
5) 10,000 - 9876 =
6) 10,000 - 1011 =
7) 100 - 57 =
8) 1000 - 57 =
9) 10,000 - 321 =
10) 10,000 - 38 =

3,000 - 467 ก็ทำเหมือนกัน โดยลบตัวแรกสุดของ 3,000 ไป 1
จากนั้นก็ทำเหมือนเดิม จะได้ว่า 3,000 - 467 = 2,533

Tutorial 2
VERTICALLY AND CROSSWISE สำหรับตัวเลขที่น้อยกว่าฐานนิดหน่อย

ลอง 88x98

88 น้อยกว่า 100 อยู่ 12
98 น้อยกว่า 100 อยู่ 2
12x2 = 24
88-2 หรือ 98-12 ได้ 86
ดังนั้นตอบ 8,624

ดูอีกตัวอย่าง
หรือ

ลองทำนี่ดู
1) 87 x 98 =
2) 88 x 97 =
3) 77 x 98 =
4) 93 x 96 =
5) 94 x 9…

วิธีใช้ ย่อๆ เกี่ยวกับ Matrix กับ Vector ( มาจาก CASIO-991MS manual )

Matrix

เปลี่ยน mode เป็น Matrix
กด mode ไปเรื่อยๆ จนเจอ MAT

วิธีใส่ Matrix เข้าไป
จิ้ม MAT ( ตรงเลข 4 )
DIM -- สร้าง Matrix ใหม่ - เราจะสร้าง Matrix เก็บไว้ในตัวแปรได้สามตัว คือ A, B, C ( Trick : ตอนใส่ค่า a11, a12, .. ถ้าอยากข้ามไปให้กดลูกศร ขึ้น ลง ซ้าย ขวา ได้เลย )
รุ่นนี้ มันใส่ได้มากสุด 3x3 นะ ถ้าใส่ 4 ไป มันจะ dimension error
EDIT -- แก้ไข Matrix ที่สร้างไว้แล้ว
MAT -- เอา Matrix ออกมาใช้งาน

Add : MatA + MatB
Subtract : MatA - MatB
Multiply with scalar : MatA x 3 หรือ 3 x MatA
Multiply : MatA x MatB
Det : Det MatA
Transpost : Trn MatA
Inverse :MatA -1
Absolute Value of Each Element : Abs MatA

ผลลัพธ์มันจะได้เป็น
MatAns11
ซึ่งเราสามารถกด ซ้าย ขวา ขึ้นลงได้เหมือนเลื่อนดู Element จาก Matrix เลย

Vector
เปลี่ยน mode เป็น Vector
กด mode ไปเรื่อยๆ จนเจอ VCT

วิธีใส่ Vector เข้าไป
จิ้ม VCT ( ตรงเลข 5 )
DIM -- สร้าง Vector ใหม่ - เราจะสร้าง Vector เก็บไว้ในตัวแปรได้สามตัว คือ A, B, C ( Trick : ตอนใส่ค่า a1, a2, .. ถ้าอยากข้ามไปให้กดลูกศร ซ้าย ขวา ได้เลย )
EDIT -- แก้ไข Vector ที่สร้างไว้แล้ว
VCT -- เอา Vector ออกม…

อยู่เหงาๆ เราไปเที่ยว - วัดอรุณราชวราราม ( วัดแจ้ง ) + วัดสระเกศ ( ภูเขาทอง )

เอนทรีนี้เป็นส่วนหนึ่งของ serie ท่องเที่ยว ดูบทความท่องเที่ยว อื่นๆ ของผม ได้ที่ ลิงก์นี้ นะครับ

คำเตือน เอ็นทรีนี้รูปเยอะมากกกก ควรปิดบิตก่อนดู

ผ่างๆๆ ท่านสามารถรับชมเอนทรีนี้ผ่าน url http://tinyurl.com/goldenMount ได้ด้วย

วันนี้ตั้งใจไปวัดอรุณฯ

เดินทางทางน้ำเหมือนเดิม

แต่คราวนี้นั่งเรือ ธงสีฟ้า ( คราวก่อน นั่งเรือ ธงสีส้ม )

พอถึงท่าสาทร เขาบอกว่า ให้ลงลำที่จอดอยู่ได้เลย เก็บตังในเรือ

ก็ งงๆ เดินลงไป

เหมือนเดิมครับ

ชูชีพอยู่ใต้ที่นั่งของท่าน
พอเรือออกสักพัก มีไกด์ มาบรรยาย

อ้าว กรำ

ขึ้นผิดเรือรึเปล่า

นี่มันเรือท่องเที่ยว 150 บาท ไม่ใช่เร๊อะ

กะลังอึ้งๆอยู่

แต่พอไกด์พูดไปสักพัก ก็เลยรู้ว่า 150 บาท มันราคาเหมาวัน

แล้วก็ได้ความรู้ของท่าเรือ แล้วก็สองข้างทาง




เรือธงฟ้านี่มันไปสุดที่ท่าพระอาทิตย์เท่านั้นเองนะ แล้วก็กลับ

ตอนไปมีสาวคนนึง ถามว่า จะไปวัดสระเกศ ไปทางไหน

ถ้าฟังไม่ผิด คนเก็บตังบนเรือ บอกว่า ท่ามหาราช

จากนั้นก็คุยอะไรกันไม่รู้ ไม่ได้ยินแล้วล่ะ




เรือธงฟ้า มันใหญ่กว่า น่าหวาดเสียวน้อยกว่า น้ำกระเด็นน้อยกว่า แพงกว่า เรือธงสีส้ม

คราวนี้รู้และ นั่งริมฝั่งธน ได้มาหลายรูปเหมือนกัน แต่วันนี…