วันศุกร์ที่ 5 ธันวาคม พ.ศ. 2557

5 ข้อควรระวังในการทำงานกับ microsoft excel

บางครั้งการ process ข้อมูลใน microsoft excel ก็สะดวกดี

แต่มีข้อควรระวังเล็กๆน้อยๆ ซึ่งอาจทำให้ข้อมูลผิดพลาดได้

ยิ่งทำกับข้อมูลจำนวนมหาศาลแล้ว โอกาสผิดพลาดก็จะเยอะตามไปด้วย

1) Copy And Paste Formula Cell / drag Formula Cell / double click to autoFill the Formula Cell

ในการ copy and paste cell ที่ใส่สูตรไว้ 
หรือ ลากเซลล์ที่ใส่สูตรไว้ไป fill ใส่เซลล์อื่น 
หรือ double click เพื่อให้ excel มัน auto fill formula ลงมาด้านล่าง 


ต้องระวังนิสนึง 

เพราะ excel มันจะฉลาด(เกินไป) shift แถวให้เอง

เช่น

ตัวอย่าง1 : auto shift cell ตอน paste 

copy จาก cell ที่ใส่สูตรไว้ =A2*5

ต้องการ copy ไปอีกเซลล์หนึ่งโดยอ้าง A2 เหมือนเดิม




แต่พอ paste แม่ม ฉลาด เปลี่ยนเป็น B2 ให้


จะเกิดเมื่อลากเซลล์ไปด้วย เช่น ลากจาก F2 ไป G2 ข้อมูลที่ excel ใส่ให้ในเซลล์ G2 จะเป็นเหมือน copy/paste นั่นคือ เซลล์จะ shift ไป

หรือแม้กระทั่ง double click เพื่อ fill ข้อมูลตามแนวดิ่งก็เหมือนกัน

ตัวอย่าง2 : auto shift cell ตอน paste

copy



paste



เซลล์แม่ม shift ไปหมดทั้ง cell ที่ใช้ lookup และ lookup table เลย

วิธีแก้อาจจะต้อง Fix ทั้ง row และ column

โดยใช้ $ แบบนี้

ตัวอย่าง1

copy

paste

ไม่ shift แบ้วแจ้


ตัวอย่าง2

copy


paste



ไม่ shift แบ้วแจ้

2) Paste Values

การ copy cell ที่ใส่ formula ไว้ ข้าม sheet หรือ ข้าม workbook, paste values ปลอดภัยกว่า

ตัวอย่าง

C2 ใส่ formula =A2

copy cell นี้ไป ใส่ sheet ใหม่ หรือ ข้าม workbook

paste ใน cell อื่น


กรณีนี้ ยังปลอดภัยที่มันออกมาเป็น =#REF! เพราะ เราสามารถเห็นได้ทันทีว่าแม่มผิด

แต่มันจะมีบางเคส ที่ก๊อปไปลง sheet ที่แม่มใส่ excel add-in เช่น Microsoft Dynamics Ax Excel Add-in

แม่มจะไม่โชว์เป็น =#REF! แต่มันจะโชว์เป็น 0.00 หรืออย่างอื่น ทำให้ยากที่จะรู้ว่าผิด

ดังนั้น ทางที่ปลอดภัยกว่า คือ paste values น้ะจ้ะ


3) Merge 2 table, use vlookup


merge ข้อมูล 2 tables ใช้ vlookup จะปลอดภัยกว่า

บางทีเราต้องการ merge ข้อมูลจาก 2 table อย่างเช่นตามตัวอย่าง ต้องการ merge table ล่างเข้ามา table บน

ซึ่งบางทีเราอาจจะคิดว่า 2 table มีการเรียงของ column A ที่เหมือนกัน
การ copy แต่ column C มาแปะ โต้งๆ เลย จะทำให้ข้อมูลผิดพลาดได้


ที่ปลอดภัยคือ ใช้ VLOOKUP ตามรูป



4) Number Stored As Text Cell v.s. General Cell vlookup

บางครั้งเราต้องการ lookup 2 table, 

table แรกคีย์มันเป็น number stored as text (สังเกตจาก สามเหลี่ยมสีเขียว ตรงมุมซ้ายบน ) 

แต่ table สอง จะไป lookup มันเป็น general cell ( format > General : ไม่มีสามเหลี่ยมเขียว )



ถ้า vlookup ไปโต้งๆ จะไม่เจอ 

ถึงแม้ว่า มันจะเป็นค่าเดียวกันก็ตาม ตามรูปล่าง


vlookup ที่หาเจอมันจะต้องเป็นแบบเดียวกันนะครับ

จะ number stored as text ก็ต้อง number stored as text เหมือนกัน

หรือ ถ้าเป็น number ก็ number เหมือนกัน

ดังนั้นวิธีแก้ไขมีสองวิธีครับ

วิธีแก้ไข 

วิธีแรก : เปลี่ยน number stored as text เป็น number

คลิกตรง ไอคอน เครื่องหมายตกใจเหลืองๆ ที่โผล่มาตอนเราเลือกเซลล์ แล้วเลือก Convert to Number


วิธีที่สอง : เปลี่ยน general cell เป็น number stored as text

โดยการใส่ ' เข้าไปข้างหน้า 11111 จะกลายเป็น '111111 ตามรูปครับ


หลังจากทำแล้ว vlookup ก็จะหาเจอแล้วครัช

5) Count will skip blank cell

บางทีเราจะเคยแอบไปดู count ด้านล่างซึ่งเข้าใจว่ามันจะ count cell ที่ ไฮไลท์ทั้งหมดนะครับ


ปรากฎว่า มันไม่รวม blank cell ครัช

ตามรูปล่าง


ถ้าเลือกสองแถว ก็ count ทั้งสองแถว แต่ไม่รวม blank cell อยู่ดีครับ


วิธี count ที่ดีกว่า คือสร้าง pivot table ครัช




ไม่มีความคิดเห็น:

LinkWithin

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...